Truyền thông sự kiện giúp cho sự kiện của bạn được nhiều người biết đến. Nếu truyền thông sự kiện tốt sẽ giúp cho sự kiện của bạn thu hút được số lượng lớn khách hàng tham gia. Vậy truyền thông sự kiện là gì và 4 nguyên tắc quan trọng nào giúp cho một kế hoạch truyền thông sự kiện đạt được nhiều thành công.

1/ Khái niệm truyền thông sự kiện

Đối với sự kiện sắp diễn ra truyền thông sự kiện là hoạt động công bố hình ảnh, thông tin về một sự kiện nhằm hấp dẫn đối tượng tham gia. Đối với những sự kiện đã kết thúc, truyền thông sự kiện giúp quảng bá hình ảnh/thương hiệu, truyền tải thông điệp của công ty đến các đối tác và khách hàng.

2/ Ý nghĩa của truyền thông sự kiện

Truyền thông trước sự kiện mang ý nghĩa thông báo cho đối tác, khách hàng về sự tồn tại của công ty. Bên cạnh đó, giúp thu hút đối tượng mục tiêu quan tâm và đến tham gia sự kiện đó.

Đa số mọi công ty thường hay chú trọng đến truyền thông trước sự kiện thế nhưng lại bỏ qua công tác truyền thông sau sự kiện. Nếu có thì chỉ dừng lại ở việc truyền bá bằng các phương tiện truyền thông nội bộ. Kết quả là việc tổ chức sự kiện không đạt được hiệu quả như mong đợi. Trên thực tế, truyền thông sau sự kiện mang đến rất là nhiều ích lợi to lớn như:

  • Đừng bao giờ quên ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện. Sau đó đưa lên các kênh thông tin để mọi người thấy được chương trình của bạn hấp dẫn và thú vị đến dường nào.
  • Hãy khích lệ mọi người đăng lên trang cá nhân trên mạng xã hội những video, hình ảnh hoặc bày tỏ cảm xúc, trải nghiệm vui vẻ của mình để tất cả mọi thứ được “go viral”. Đây chính là cách marketing vô cùng hiệu quả mà không tốn bất kỳ chi phí nào.
  • Lắng nghe những ý kiến đánh giá của khách mời. Bên cạnh những đánh giá tích cực thì cũng đừng nên bỏ qua những góp ý, phản hồi của khách mời. Chính những ý kiến đóng góp này sẽ giúp bạn chuyên nghiệp và trưởng thành hơn trong những lần tổ chức sau.
3/ Bốn nguyên tắc quan trọng giúp cho truyền thông đạt được hiệu quả cao hơn
 Xác định đúng đối tượng khách mời

Xác định đúng đối tượng thật sự là một việc vô cùng quan trọng. Bạn cần phải dự kiến được danh sách khách mời cho sự kiện và xem xét dựa trên các yếu tố: Họ có đúng là đối tượng mà bạn mong muốn “target” cho sự kiện lần này không? Họ có nhu cầu tham gia thật sự không? Họ có sẵn sàng dành ra chi phí và thời gian để đến với sự kiện của bạn không? Nên tự phác thảo cho mình một avatar của khách mời sự kiện gồm có các tiêu chí thật cụ thể và rõ ràng như: giới tính, lứa tuổi, sở thích, những điều mà họ thật sự quan tâm. Thậm chí bạn cũng nên để ý đến cả những nỗi sợ hãi và băn khoăn của họ. Đặc biệt nhất chính là giá trị mà sự kiện của bạn sẽ mang đến cho họ.

Tận dụng hiệu quả các kênh truyền thông Social Media

Khi đề cập đến những kênh marketing giúp thu hút sự quan tâm, tạo ra tương tác và lan truyền thì social media là kênh truyền thông hàng đầu. Lượng cập nhật social media khổng lồ nhất thuộc về quotes (trích dẫn) và các loại hình đa phương tiện (multimedia – như video, hình ảnh) được chia sẻ trong suốt quá trình sự kiện diễn ra (chiếm 36% tất cả lượng tin tức cập nhật). Bạn nên tạo những bản tin có thể chia sẻ rộng rãi, polls, surveys hoặc thậm chí là các trailer, teaser, phát sóng trực tiếp (live stream)… chương trình của bạn.

Bên cạnh đó, bạn vẫn nên vận hành song song các kênh PR truyền thống như băng rô, dán poster, đặt standee ở những nơi tập trung đông người. Như vậy sẽ tạo cho người tham gia không gian đẹp để chụp ảnh kỷ niệm, quay phim. Bạn cũng nên đưa thông tin sự kiện lên website chính thức của doanh nghiệp. Hơn nữa cần bảo đảm việc cập nhật thông tin sự kiện liên tục và thường xuyên nhất có thể.

Những tương tác sau sự kiện

Đừng bao giờ quên ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện. Sau đó đưa lên các kênh thông tin để mọi người thấy được chương trình của bạn hấp dẫn và thú vị đến dường nào.

Hãy khích lệ mọi người đăng lên trang cá nhân trên mạng xã hội những video, hình ảnh hoặc bày tỏ cảm xúc, trải nghiệm vui vẻ của mình để tất cả mọi thứ được “go viral”. Đây chính là cách marketing vô cùng hiệu quả mà không tốn bất kỳ chi phí nào.

Lắng nghe những ý kiến đánh giá của khách mời. Bên cạnh những đánh giá tích cực thì cũng đừng nên bỏ qua những góp ý, phản hồi của khách mời. Chính những ý kiến đóng góp này sẽ giúp bạn chuyên nghiệp và trưởng thành hơn trong những lần tổ chức sau.

Tạo cho khách hàng cảm giác “thiệt thòi” nếu như họ không tham dự (FOMO)

FOMO (viết tắt của Fear of Missing Out) mô tả cảm xúc thiệt thòi, thậm chí là “sợ hãi” khi bị bỏ lỡ một cái gì đó thật sự có giá trị. Đây chính là điều quan trọng nhất quyết định khách mời có tham gia sự kiện của bạn hay không. Để tạo cảm giác FOMO, tăng động lực tham gia cho khách mời, thì các content thông tin của bạn nên tập trung vào những điều đặc biệt mà chỉ có riêng tại sự kiện của bạn như:

  • KOLs, diễn giả khách mời nổi tiếng giàu kinh nghiệm. Được gặp gỡ giao lưu với ngôi sao nổi tiếng – thật sự khách mời của bạn sẽ khó có thể chối từ.
  • Hình ảnh hậu trường: show cho khách mời sự chuẩn bị của bạn, để họ cảm thấy rằng đây chính là một sự kiện công phu và hoành tráng không nên bỏ lỡ.
  • Giới hạn chỗ ngồi: những gì càng hiếm có thì giá trị của chúng càng cao. Vì thế hãy cập nhật tình hình đăng ký tham gia với những Title kích thích người đọc, ví dụ  “Chỉ còn 30 chỗ cuối cùng cho những người đăng ký nhanh nhất”.
  • Quà tặng sự kiện hấp dẫn: người nào cũng thích được tặng quà. Và chắc chắn khách mời sẽ thấy vô cùng bất ngờ và thích thú nếu nhận được một món quà từ sự kiện có in slogan hay logo ý nghĩa. Quà tặng hấp dẫn sẽ kích thích động lực tham gia sự kiện của mọi khách mời.

Vadiha Media cảm ơn quý độc giả đã đọc bài viết này, hy vọng chúng tôi đã cung cấp một ít thông tin hữu ích đến bạn.